Genel ve Mesleki Staj

Staj yapacak öğrenciler için staj süreci ve doldurulması gereken formlar bu sayfada verilmiştir. Stajyerler, Staj Uygulama Esasları'na bağlı olarak stajlarını gerçekleştirirler.

Stajyerlerin staj başlangıcı ve staj bitişi için 2 tür evrak hazırlamaları gerekmektedir.

• Staj öncesi evrakların teslimi, bölüm sekreterliğine KOM | Staj Öncesi Evrak e-Teslim Formu'nun doldurulmasıyla gerçekleştirilir.
• Staj sonrası evrakların teslimi, staj koordinatörlüğüne KOM | Staj Sonrası Evrak e-Teslim Formu'nun doldurulmasıyla gerçekleştirilir.

FR- formları, Kalite Koordinatörlüğü'nün internet sitesinde; diğer evraklar, bu sayfada paylaşılmıştır. Staj sürecine doğrudan bu sayfa üzerinden erişilmesi ve FR- formlarının doğrudan Kalite Koordinatörlüğü internet adresinden indirilmesi önerilir. Arama motoru üzerinden ulaşılan evraklar güncel olmayabilir, stajyeri yanlış yönlendirebilir ve evrakların reddedilmesine sebep olabilir.

Aşağıda belirtilen staj öncesi evraklar, staj başlangıcından en fazla 30 gün önce ve en az 12 gün önce, KOM - Staj Öncesi Evrak e-Teslim Formu'nun doldurulmasıyla bölüm sekreterliğine gönderilmelidir. Tüm evrakların, imzalar / kaşeler / mühürler dışında elektronik ortamda doldurulması ve imzaların / kaşelerin / mühürlerin elle atılması gereklidir.

1. 1 adet FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu
   • Bu belge, stajyerin SGK girişinde kullanılacak belge olup stajyer ve firma hakkında bilgi içermektedir.
   • Çalışılacak firmanın İK uzmanı ya da herhangi bir görevlisi tarafından elle kaşelenip / mühürlenip imzalanmalı ve stajyer öğrenci tarafından elle imzalanmış olmalıdır.
   • Stajyer fotoğrafı, elektronik ortamda eklenmiş olmalıdır.
   • Doldurulan form 1 sayfadan oluşmalıdır.
2. 1 adet SPAS Müstehaklık Belgesi
   • Bu belge, stajyerin sağlık aktivasyon durumunu gösteren bir belgedir.
   • Belge, e-Devlet üzerinden SPAS Müstehaklık Sorgulama hizmeti kullanılarak alınmalıdır. Hizmeti kullanarak barkodlu belge oluşturabilirsiniz.
   • Oluşturulan form 1 sayfadan oluşmalıdır.
3. 1 adet FR-0286 Staj Sicil Formu
   • Bu belge, stajyerin sicil bilgilerinin bulunduğu bir belgedir.
   • Bu belgede sadece stajyer ve stajıyla ilgili bilgilerin bulunduğu satır (stajyer fotoğrafının bulunduğu satır) ve "Stajın Yapıldığı Kurum Bilgileri" bölümü (adı ve adresi) elektronik ortamda doldurulmalıdır.
   • "Saygılarımla" ile biten yazı, bölüm başkanlığınca imzalanmakta olup stajyer veya firma tarafından imzalanmamalıdır.
   • "Kurum Yetkilisi" ve "Değerlendirme" bölümleri, staj sonunda, stajyerden sorumlu mühendis tarafından elle doldurulup kaşelendikten / mühürlendikten sonra imzalanmalıdır.
   • Doldurulan form 1 sayfadan oluşmalıdır.
4. 1 adet FR-1266 Staj Ücretlerine İşsizlik Fonu Katkısı Bilgi Formu
   • Bu belge, stajyere yapılacak ödemede işsizlik fonu katkısıyla ilgili bilgilerin bulunduğu belgedir.
   • Stajyere ait bilgiler elektronik ortamda doldurulmalı ve stajyer, firmadan ödeme almayacaksa ve firma, ilgili kanuna göre fondan hak talep etmiyorsa; sadece üst kısım firmayla beraber doldurulmalıdır. Stajyer, firmadan ödeme alacaksa ve firma, ilgili kanuna göre fondan hak talep ediyorsa; sadece alt kısım firmayla beraber doldurulmalıdır.
   • Doldurulan form 1 sayfadan oluşmalıdır.
5. 1 adet Staj Takvimi
   • Bu belge, staj yapılacak günlerin belirtildiği belgedir.
   • Staj yapılacak günler işaretlendikten sonra stajyer adı ve soyadı yazılıp imzalanmalıdır.
   • Sayfanın başında fakülte staj ofisi tarafından yayınlanan staj takvimleri kullanılmalı ve başka takvimler kullanılmamalıdır.
   • Dönem içi (staj ve bitirme çalışması hariç) ders alan öğrenci, dönemin final haftasında staj yapamaz.
   • Stajyer; haftada en az 3 gün staj yapmak zorundadır ve pazar günü dışındaki resmi tatil günlerinde staj yapamaz.
6. 1 adet Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
   • Kimlik ön ve arka yüzü, tek sayfada olacak şekilde hazırlanmalıdır.
7. Şarta göre ek belge
   • Dönem içi (Güz / Bahar / Yaz) ders günlerinde staj yapılamaz. Dönem içi staj yapan stajyer, staj takviminde işaretli günlerde dersi olmadığını beyan ettiği ve dersi olduğu takdirde stajının reddedileceğini kabul ettiği 1 adet Dilekçe ve 1 adet Haftalık Ders Programı belgelerini de teslim etmelidir.
   • Bütünleme veya mezuniyet haftasında staj yapan stajyer, bütünleme veya mezuniyet sınavına girmeyeceğini beyan ettiği ve girdiği takdirde stajının reddedileceğini kabul ettiği 1 adet Dilekçe belgesini de teslim etmelidir.
   • Pazar günü staj yapar stajyer; çalıştığı firmadan, Pazar gününün de iş günü sayıldığına dair kaşeli / mühürlü ve imzalı 1 adet Belge almalı ve bunu da teslim etmelidir.
   • Yabancı öğrencilerin, kronik hastalıklarla ile ilgili Ek 1 - Kronik Hastalıklar Listesi, Ek 2 - Taahhütname ve Tutanak GSS belgelerini teslim etmeleri ve taahhütname ile fakülte staj ofisinden daha sonra alacakları 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi belgeleriyle SGK'ye giderek bildirimde bulunmaları gerekmektedir.

EHM Bölümü tarafından hazırlanan staj defterinde sık yapılan hataları incelemek ve belgelerinizi kontrol etmek için örnek staj öncesi evrakları inceleyebilirsiniz.

Staj öncesi evraklar, en fazla 2 gün içerisinde bölüm sekreterliği ve staj komisyonu tarafından değerlendirilir. Değerlendirme süreçleri aşağıdaki gibidir:

1. Sistem, evrakların gün kontrolünü yapar. Eğer evrak 12-30 gün aralığında gönderilmemişse otomatik olarak reddedilir ve e-posta gönderilir. Sadece reddedilen evrak ve reddedilme nedeniyle ilgili e-posta gönderilir.
2. Bölüm sekreterliği, evrakları kontrol eder. Eğer evraklarda problem gördüyse evrakları reddeder ve reddedilme nedenini belirtir. Evrakları kabul ettiyse işleme alır. İşleme alınan veya reddedilen evrak ve reddedilme nedeniyle ile ilgili e-posta gönderilir.
3. Staj komisyonu, staj yapılacak firmayı kontrol eder. Eğer firmayı uygun bulumazsa evrakları reddedir ve reddedilme nedenini belirtir. Kabul edilen evraklar fakülte staj ofisine sevk edilir. Sadece reddedilen evrak ve reddedilme nedeniyle ilgili e-posta gönderilir.
4. Fakülte staj ofisine sevk edilen evrakların SGK sistemine girişi yapılır. Girişi yapılan evraklar, stajyerin teslim alması için tekrar bölüm sekreterliğine sevk edilir. Evrakları bölüm sekreterliğine gelen stajyerlere e-posta gönderilir.

Stajyerin, staj sonlanmadan önce bölüm sekreterliğinden elden teslim alması gereken staj başlangıç evrakları aşağıdaki gibidir:

• 1 adet imzalanmış FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu
• 1 adet imzalanmış FR-0286 Staj Sicil Formu
• 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi

Değerlendirme sonucunda staj başlangıç evrakları reddedilebilir. Bu durumda stajyerin, yeniden e-teslim formunu doldurması gerekecektir. Staj sürecinin etkilenmemesi için e-teslim formunun 12 günden daha önce doldurulması ve e-posta adreslerinin düzenli aralıklarla kontrol edilmesi önerilir.

Aşağıda belirtilen staj bitiş evrakları, staj bittikten en geç 1 ay sonra, KOM - Staj Sonrası Evrak e-Teslim Formu'nun doldurulmasıyla staj koordinatörlüğüne gönderilmelidir. Tüm evrakların, imzalar / kaşeler / mühürler dışında elektronik ortamda doldurulması ve imzaların / kaşelerin / mühürlerin elle atılması gereklidir.

1. 1 adet FR-1875 YTÜ Staj Defteri (Günlük Format)
   • %30 İngilizce programı öğrencisi Türkçe dilinde ve %100 İngilizce programı öğrencisi İngilizce dilinde oluşturmalıdır.
   • Yapılan çalışmalar, başlıklar halinde yazılmalı ve fotoğraflarla desteklenmelidir.
   • Staj sayfaları boşluklar içermemeli ve boşlukların dolması için boyutu büyük metinler kullanılmamalıdır.
   • Format bulunan son sayfa, stajda yapılan çalışmaların yazılması gereken sayfadır ve gün sayısı kadar bu sayfadan bulunmalıdır.
   • Her gün için en az 1 sayfa kullanılmalıdır, gerekirse gün başına birçok sayfa kullanılabilir.
   • Bir sayfada birden fazla gün için içerik bulunamaz.
   • Staj defteri, elektronik ortamda oluşturulduktan sonra çıktısı alınarak gerekli alanlar elle kaşelenip / mühürlenip imzalanır. Sonrasında taratılıp PDF dosyası oluşturulur ve çıktısı alınan sayfalar da telli defter haline getirilir.
   • Telli defter haline getirilen staj defteri, lisans eğitim-öğretim hayatı süresince saklanmalıdır. Staj defterinin bölüm sekreterliğine teslim edilmesine gerek yoktur, sisteme yüklenilen staj defteri yeterlidir.
   • Staj defterini kaşeleyip imzalayan stajdan sorumlu mühendisin, kaşe ve imzasının yanında lisans mezunu olduğu mühendisliği de yazması gerekmektedir. Buna ek olarak stajdan sorumlu mühendisin, Staj Uygulama Esaslarında bulunan tabloda bölümümüz için belirtilmiş olan mühendisliklerin birinden mezun olması gerekmektedir. Aksi durumda staj defteri reddedilecektir.
2. Bölüm sekreterliğinden teslim alınan staj öncesi evraklar
   • 1 adet imzalanmış FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu
   • 1 adet imzalanmış ve staj defterini imzalamış mühendis tarafından doldurulmuş FR-0286 Staj Sicil Formu
     • Staj sicil formunu kaşeleyip imzalayan stajdan sorumlu mühendisin, ünvan kısmına lisans mezunu olduğu mühendisliği de yazması gerekmektedir. Buna ek olarak stajdan sorumlu mühendisin, Staj Uygulama Esaslarında bulunan tabloda bölümümüz için belirtilmiş olan mühendisliklerin birinden mezun olması gerekmektedir. Aksi durumda staj defteri reddedilecektir.
   • 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
3. 1 adet FR-1167 KOM Bölümü İş Yeri Değerlendirme Formu
4. 1 adet FR-1174 KOM Bölümü Dış Paydaş Stajer Öğrenci Değerlendirme Anket Formu

Staj sonrası evrakların, staj koordinatörlüğü tarafından 7 iş günü içerisinde ön kontrolü yapılır ve ön kontrol sonrasında staj komisyonuna sevki sağlanır. Sevk edilen evraklar, 30 gün içerisinde staj komisyonu tarafından değerlendirilir. Değerlendirme süreçleri aşağıdaki gibidir:

1. Staj koordinatörlüğü, evrakları kontrol eder. Eğer evraklarda problem gördüyse evrakları reddeder ve reddedilme nedenini belirtir. Evrakları kabul ettiyse uygun staj komisyonuna sevk eder. Sevk edilen veya reddedilen evrak ve reddedilme nedeniyle ile ilgili e-posta gönderilir.
2. Staj komisyonu, staj defterini kontrol eder. Kabul edilen veya reddedilen staj defteri ve reddedilme nedeniyle ile ilgili e-posta gönderilir.

Değerlendirme neticesinde staj,

• kabul edilir ve otomasyon sistemine işlenir.
• staj defterinin uygun bulunmamasından dolayı staj defterinin 30 gün içerisinde düzeltilmesi istenir. Düzeltilmesi istenen staj defteri için staj sonrası evrakların teslim edilmesi süreci süreci tekrar başlar. E-teslim formu doldurulurken, stajın daha önce hangi komisyonca değerlendirildiği belirtilmelidir.
• stajyerin mülakata çağrılmasıyla değerlendirilir.
• red edilir ve stajyerin tekrar staj yapması sağlanır.