Genel ve Mesleki Staj

Staj yapacak öğrenciler için staj süreci ve yapılması gereken işlemler, genel hatlarıyla KOM Staj İş Akışı Özeti'nde verilmiştir. Stajyerler, Staj Uygulama Esasları'na bağlı olarak stajlarını gerçekleştirirler.

** Stajyerlerin staj öncesi ve staj sonrası olmak üzere 2 tür evrak hazırlamaları gerekmektedir. Staj öncesi evrakların teslimi, bölüm sekreterliğine elden teslim edilirken Staj öncesi evrakların teslimi, bölüm sekreterliğine KOM - Staj Öncesi Evrak Teslim Formu'nun elektronik ortamda doldurulmasıyla gerçekleştirilirken staj sonrası evrakların teslimi, staj koordinatörlüğüne KOM - Staj Sonrası Evrak Teslim Formu'nun elektronik ortamda doldurulmasıyla gerçekleştirilmektedir. Staj sürecine doğrudan bu sayfa üzerinden erişilmesi önerilir. Arama motoru üzerinden ulaşılan evraklar, güncel olmayabilir ve stajyeri yanlış yönlendirebilir.

FR- formları, Kalite Koordinatörlüğü'nün internet sitesinde; diğer evraklar, bu sayfada paylaşılmıştır.

**Aşağıda belirtilen staj öncesi evraklar, staja başlamadan en az 12 gün önce bölüm sekreterliğine elden teslim edilmelidir KOM - Staj Öncesi Evrak Teslim Formu'nun elektronik ortamda doldurulmasıyla bölüm sekreterliğine gönderilmelidir. Evrakların, imzalar / kaşeler / mühürler dışında tamamen elektronik ortamda doldurulması gereklidir.

1. 3 1 adet FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu (Türk firmalar için) VEYA FR-1599 YTÜ SGK Staj Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
   • Bu belge, stajyerin SGK girişinde kullanılacak belge olup stajyer ve firma hakkında bilgi içermektedir.
   • Çalışılacak firmanın İK uzmanı ya da herhangi bir görevlisi tarafından kaşelenip / mühürlenip imzalatılmalı ve stajyer öğrenci tarafından imzalanmış olmalıdır.
   • Stajyer fotoğrafı, elektronik ortamda eklenmiş olmalıdır.
2. 1 adet FR-0285 Genel Sağlık Sigortası Beyan ve Tahahhüt Formu
   • Bu belge, GSS kapsamında hangi kurumdan sağlık hizmeti alındığını belirten bir belgedir.
   • Hangi kurumdan GSS kapsamında sağlık hizmet alındığı veya GSS kapsamında sağlık hizmeti alınmadığı işaretlenip elektronik ortamda doldurulduktan sonra imzalanmalıdır.
3. 1 adet FR-0286 Staj Sicil Formu (Türk firmalar için) VEYA FR-1178 KOM Bölümü Staj Sicil Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
   • Bu belge, stajyerin sicil bilgilerinin bulunduğu bir belgedir.
   • Bu belgede sadece stajyer ve stajıyla ilgili bilgilerin bulunduğu satır (stajyer fotoğrafının bulunduğu satır) ve "Stajın Yapıldığı Kurum Bilgileri" bölümü (adı ve adresi) elektronik ortamda doldurulmalıdır.
   • "Saygılarımla" ile biten yazı, bölüm başkanlığınca imzalanmakta olup stajyer veya firma tarafından imzalanmamalıdır.
   • Staj sonunda "Kurum Yetkilisi" ve "Değerlendirme" bölümleri, stajyerden sorumlu mühendis tarafından elle doldurulup kaşelendikten / mühürlendikten sonra imzalanmalıdır.
4. 1 adet FR-1266 Staj Ücretlerine İşsizlik Fonu Katkısı Bilgi Formu
   • Bu belge, stajyere yapılacak ödemede işsizlik fonu katkısıyla ilgili bilgilerin bulunduğu belgedir.
   • Stajyere ait bilgiler elektronik ortamda doldurulmalı ve stajyer, firmadan ödeme almayacaksa ve firma, ilgili kanuna göre fondan hak talep etmiyorsa; sadece üst kısım firmayla beraber elle doldurulmalıdır. Stajyer, firmadan ödeme alacaksa ve firma, ilgili kanuna göre fondan hak talep ediyorsa; sadece alt kısım firmayla beraber elle doldurulmalıdır.
5. 1 adet 2022-2023 Staj Takvimi ve 2023-2024 Staj Takvimi
   • Bu belge, staj yapılacak günlerin belirtildiği belgedir.
   • Staj yapılacak günler işaretlendikten sonra stajyer adı ve soyadı yazılıp imzalanmalıdır.
   • Dönem içi (staj ve bitirme çalışması hariç) ders alan öğrenci, final haftasında staj yapamaz.
6. 1 adet Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
7. Şarta göre ek belge
   • Dönem içi (Güz / Bahar / Yaz) ders günlerinde staj yapılamaz. Dönem içi staj yapan stajyer, staj takviminde işaretli günlerde dersi olmadığını beyan ettiği ve dersi olduğu takdirde stajının reddedileceğini kabul ettiği 1 adet Dilekçe ve 1 adet Haftalık Ders Programı belgelerini de teslim etmelidir.
   • Bütünleme veya mezuniyet haftasında staj yapan stajyer, bütünleme veya mezuniyet sınavına girmeyeceğini beyan ettiği ve girdiği takdirde stajının reddedileceğini kabul ettiği 1 adet Dilekçe belgesini de teslim etmelidir.
   • Pazar günü staj yapar stajyer; çalıştığı firmadan, Pazar gününün de iş günü sayıldığına dair kaşeli / mühürlü ve imzalı 1 adet Belge almalı ve bunu da teslim etmelidir.
   • Yabancı öğrencilerin, kronik hastalıklarla ile ilgili Ek 1 - Kronik Hastalıklar Listesi, Ek 2 - Taahhütname ve Tutanak GSS belgelerini teslim etmeleri ve taahhütname ile fakülte staj ofisinden daha sonra alacakları 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi belgeleriyle SGK'ye giderek bildirimde bulunmaları gerekmektedir.

EHM Bölümü tarafından hazırlanan staj defterinde sık yapılan hataları incelemek ve belgelerinizi kontrol etmek için örnek staj başlangıç evraklarını inceleyebilirsiniz.

** Staj başlangıç evrakları, en fazla 2 gün içerisinde değerlendirilir. Staj komisyonunca onaylanan aşağıdaki staj başlangıç evraklarının, staj sonlanmadan önce bölüm sekreterliğinden elden teslim alınması gerekmektedir.

1. 1 adet imzalanmış FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu (Türk firmalar için) VEYA imzalanmış FR-1599 YTÜ SGK Staj Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
2. 1 adet imzalanmış FR-0286 Staj Sicil Formu (Türk firmalar için) VEYA imzalanmış FR-1178 KOM Bölümü Staj Sicil Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
3. 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi

** Staj bitiş evrakları, staj bittikten en geç 1 ay sonra KOM - Staj Sonrası Evrak Teslim Formu'nun elektronik ortamda doldurulmasıyla staj koordinatörlüğüne gönderilmelidir. Evrakların elden veya e-postayla teslimi kabul edilmeyecektir. Form doldurarak gönderilen staj sonrası evraklar, koordinatör tarafından incelendikten sonra değerlendirilmek üzere alt komisyona sevk edilir. Form ile ilgili detaylar aşağıdaki gibidir:

• Formla gönderilen evrakların güncellenmesi mümkün değildir. Koordinatör veya komisyon, evrakların düzeltilmesini talep ettiğinde stajyerin formu en erken birkaç gün sonra tekrar doldurması gerekecektir.
• Formun doldurulmasıyla ilgili teknik bir hata almanız durumunda, bu durumu komstaj@yildiz.edu.tr e-posta adresine bildiriniz.
• Sadece evraklarında eksiklik tespit edilen stajyerlere olumsuz dönüş yapılmaktadır. Staj bitiş evraklarında sorun olmayan öğrenciler, ilgili değerlendirme sürecinin dolmasını beklemelidir.

Staj sonrası evrakların, imzalar / kaşeler / mühürler dışında tamamen elektronik ortamda doldurulması gerekli olup yüklenmesi gereken evraklar aşağıdaki gibidir:

1. 1 adet PDF formatındaki Staj Defteri
   • Türk firmalarda yapılan staj için:
     • FR-1169 KOM Bölümü Staj Defteri Kapak Sayfası (Türkçe)
     • FR-1249 KOM Bölümü Staj Defteri Giriş Sayfası
     • FR-1247 KOM Bölümü Staj Defteri Çalışma Haftaları
     • FR-1170 KOM Bölümü Staj Defteri Sayfası (Türkçe)
   • Yabancı firmalarda yapılan staj veya yabancı stajyerler için:
     • FR-1171 KOM Bölümü Staj Defteri Kapak Sayfası (İngilizce)
     • FR-1250 KOM Bölümü Staj Defteri Giriş Sayfası (İngilizce)
     • FR-1248 KOM Bölümü Staj Defteri Çalışma Haftaları (İngilizce)
     • FR-1172 KOM Bölümü Staj Defteri Sayfası (İngilizce)
   • Tüm formlar elektronik ortamda doldurulduktan sonra aşağıdaki adımlar izlenerek staj defteri oluşturulmalıdır:
     • "Kapak Sayfası" dışındaki tüm formların çıktısı alınarak gerekli anlanlar kaşelenip / mühürlenip imzalanır.
     • Kaşelenip / mühürlenip imzalanan tüm formlar, bir tarayıcı kullanılıp taratılarak elektronik ortama aktarılır.
     • "Kapak Sayfası" ve taratılan tüm formlar, yukarıda verilen form sırasına uyularak tek bir PDF dosyasında birleştirilir ve staj defteri oluşmuş olur.
2. Fakülte Staj Ofisi'nden alınan evraklar
   • 1 adet imzalanmış FR-0284 YTÜ SGK Staj Formu (Türk firmalar için) VEYA imzalanmış FR-1599 YTÜ SGK Staj Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
   • 1 adet imzalanmış FR-0286 Staj Sicil Formu (Türk firmalar için) VEYA imzalanmış FR-1178 KOM Bölümü Staj Sicil Formu (İngilizce) (Yabancı firmalar / öğrenciler için)
   • 1 adet SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
3. 1 adet FR-1167 KOM Bölümü İş Yeri Değerlendirme Formu
4. 1 adet FR-1174 KOM Bölümü Dış Paydaş Stajer Öğrenci Değerlendirme Anket Formu

Staj koordinatörlüğünce staj bitiş evrakları, alt komisyona sevk edilir ve en geç 30 gün* içerisinde değerlendirme tamamlanır. Değerlendirme neticesinde, staj

• kabul edilir ve otomasyon sistemine işlenir.
• staj defterinin uygun bulunmamasından dolayı staj defterinin düzeltilmesi istenir. Düzeltilmesi istenen staj bitiş evrakları, en geç 30 gün içerisinde düzeltilerek KOM - Staj Sonrası Evrak Teslim Formu'nun elektronik ortamda doldurulmasıyla staj koordinatörlüğüne tekrar gönderilmelidir. Formu doldururken, stajın daha önce hangi komisyonca değerlendirildiği belirtilmelidir.
• stajyerin mülakata çağrılmasıyla değerlendirilir.
• red edilir ve stajyerin tekrar staj yapması sağlanır.

* Staj Uygulama Esasları'nda belirtilen 30 günlük değerlendirme süresi dolmadan, çeşitli sebeplerden dolayı yapılan süreci hızlandırma talepleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Buna rağmen değerlendirilme süresi içinde değerlendirilmemiş staj bitiş evrakları için süreç konusunda komstaj@yildiz.edu.tr e-posta adresine e-posta gönderilmelidir.